20.03.2018

SCHREI MICH NICHT AN!

5 TYPISCHE KOMMUNIKATIONSFALLEN BEIM E-MAIL SCHREIBEN

E-Mails stellen im Business wohl unangefochten die häufigste Kommunikationsart dar. Umso wichtiger ist es, die folgenden Fehler zu vermeiden.

Fehler 1: (Zu) kurz angebunden
Wer viele E-Mails schreiben muss, möchte verständlicherweise gerne Arbeit sparen. Deshalb beschränken sich viele in ihren E-Mails auf das Allernötigste. Leider geht dabei oft die Freundlichkeit flöten. Kurz und knackig wirkt nämlich gleichzeitig auch schnell mal unhöflich und kurz angebunden. Ausnahme: Wenn Sie Ihren Empfänger sehr gut kennen und dieser ebenfalls extrem kurz und vielleicht sogar ohne Anrede mailt, können Sie diesen Stil übernehmen.

Mein Tipp: Nehmen Sie sich bitte immer Zeit für einen persönlichen Satz, einen Smiley (wenn es zum Empfänger passt) oder eine freundliche Verabschiedung. Das würden Sie am Telefon schliesslich auch tun. Abkürzungen der Grussformeln wie beispielsweise „MfG“ wirken aus meiner Sicht immer unhöflich und lieblos.

Fehler 2: „Anschreien“
Jeden Satz, jedes Satzzeichen und jede typographische Feinheit übersetzen wir beim Lesen von Mails automatisch in einen Tonfall. Und generell neigen wir dazu, diesen negativer zu interpretieren, als er gemeint ist. Unterstreichungen, Fettdruck, Ausrufezeichen oder Grossschreibung fallen dabei besonders auf. Sie werden als „erhobene Stimme“ oder „Anschreien“ interpretiert.

Mein Tipp: Setzen Sie Hervorhebungen sehr dosiert ein. Wenn Sätze oder Worte ganz besonders wichtig sind und nicht übersehen werden dürfen, ist es trotzdem legitim, Hervorhebungen zu nutzen. Schwächen Sie sie aber, wenn möglich, durch Höflichkeitsfloskeln wie „Bitte“, „Danke im Voraus“ oder Ähnliches wieder ab.

Fehler 3: E-Mails im Konfliktfall
Sollten Sie auch nur den leisesten Verdacht haben, dass ein Thema einen Konflikt birgt, sind E-Mails ein absolutes No-Go. Wie im vorigen Punkt erwähnt, neigen wir zur Interpretation, mit welcher Stimme und Stimmung eine E-Mail geschrieben ist. Sobald das Thema Uneinigkeit mit sich bringt, geht das nach hinten los. Sachliche Sätze werden sofort als „vorwurfsvoll“ oder „aggressiv“ gelesen. Und im nächsten Moment ist Ihr Adressat verärgert und Sie wissen gar nicht warum.

Mein Tipp: Greifen Sie öfter mal – und speziell in so einem Fall – zum Telefon. Mit Ihrer Stimme können Sie vermitteln, dass Sie ruhig und sachlich oder freundlich und verständnisvoll sind. Sie hören die Reaktion Ihres Gesprächspartners und können darauf eingehen. Bei umfangreicheren Themen treffen Sie sich persönlich.

Fehler 4: Zu leger
Ich bin wahrlich ein Fan von lockeren E-Mails. Ich mag es zu scherzen, kreativ zu schreiben oder schnell zum „Du“ überzugehen. Mit mir müssen Sie sich also keinen Zwang antun. Aber ich bin eben der entsprechende Typ. Wenn Sie Ihren Kommunikationspartner nicht so gut kennen, kann eine solche voreilige Vertraulichkeit nach hinten losgehen.

Mein Tipp: Im Zweifel passen Sie sich dem E-Mail-Stil Ihres Gegenübers an. Ist dieser förmlich, halten auch Sie die Form ein. Einem legereren Stil können Sie sich ebenfalls anpassen. Wenn Sie Ihren Kommunikationspartner noch gar nicht kennen, halten Sie sich an gebräuchliche Formen. Wie im ersten Tipp gilt: Lieber einen höflichen Satz mehr, als einen zu wenig.

Fehler 5: Abschicken ohne Kontrolle
Jeder ist, glaube ich, schon mal in die Autokorrektur-Falle getappt. Ein Wort oder Name wurde automatisch geändert. Sie haben es nicht entdeckt und die Mail so rausgeschickt. Das ist peinlich und unangenehm. Aber auch orthographische oder grammatikalische Fehler lassen eine Mail negativ wirken. Das fällt dem einen Leser mehr, dem anderen weniger auf – einen guten Eindruck macht es aber nie.

Mein Tipp: Nehmen Sie sich immer die Zeit, Mails vor dem Abschicken noch einmal durchzulesen. Achten Sie dabei bitte auch auf die oben genannten Fallen 1-4. Lesen Sie die Mail bewusst so, als ob Sie sie gerade empfangen würden. Dann entdecken Sie Fehler, ungünstige Formulierungen oder Formatierungen eher und können sie noch korrigieren.

Und noch etwas: Wenn Sie das Gefühl haben, das kostet alles viel zu viel Zeit, überlegen Sie bitte, wie viel Zeit es Sie kostet, wenn eine Mail zu einem Missverständnis oder einer Missstimmung führt. Das ist meistens ein Vielfaches dessen, was Sie beim Vermeiden der oben genannten Fehler investieren.

Die oben genannten Tipps gelten übrigens nicht nur für Kunden, sondern auch für den E-Mail-Verkehr mit Ihren Kollegen. Es lohnt sich immer, sich im Umgang mit anderen etwas mehr Mühe zu geben. :-)

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Franziska Brandt-Biesler

Franziska Brandt-Biesler hat einen Weg gefunden, Verkaufen zielsicher und leicht zu machen: Zwei Menschen prüfen, ob es sinnvoll ist Geschäfte miteinander zu machen. Punkt!

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